Совет. Независимо от того, используется адресная книга или нет, можно вводить полный адрес в строки То (Кому), Сс (Копия) или Вес (СК) формы сообщения.
В этом упражнении вы добавите записи в адресную книгу, создадите список рассылки и выполните адресацию сообщения с помощью адресной книги.
В меню Tools (Сервис) выберите Address Book (Адресная книга). Откроется диалоговое окно Address Book (Адресная книга). При работе в сети в строке Show Names from the (Источник адресов) будет выбран параметр Global Address List (Общий список адресов). В противном случае должна быть выбрана опция Contacts (Контакты).
Если необходимо, нажмите кнопку списка Show Names from the (Источник адресов) и выберите Contacts (Контакты) из появившегося списка.
На панели инструментов нажмите кнопку New Entry (Создание адреса). Появится диалоговое окно New Entry (Создание адреса).
В области Select the entry type (Тип адреса) выберите New Contact (Контакт) и нажмите ОК. Появится форма контакта.
В строке Full Name (Полное имя) введите David Otriz.
В строке E-mail (Эл. почта) введите адрес David@gardenco.msn.com.
Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма контакта закроется, и в окне Address Book (Адресная книга) появится новый контакт.
Теперь добавим другую запись. Нажмите кнопку New Entry (Создание адреса), выберите New Contact (Контакт) и нажмите ОК. Появится форма контакта.
В строке Full Name (Полное имя) введите Kim Akers.
В строке E-mail (Эл. почта) введите kimy@gardenco.msn.com.
Нажмите клавишу Tab и в строке Display as (Краткое имя) удалите электронный адрес и скобки, чтобы осталось только имя Kim Akers.
Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма контакта закроется, и в окне адресной книги появится новый контакт.
Теперь создадим список рассылки. Нажмите кнопку New Entry (Создание записи), выберите New Distribution List (Список рассылки) и нажмите ОК. Появится форма списка рассылки.
Совет. Если окно формы слишком мало для нормальной работы, можно нажать кнопку Maximize (Развернуть) или изменить его размер, перетащив границы окна.
В строке Name (Имя) введите Marketing и нажмите кнопку Select Members (Выберите членов).
Если необходимо, нажмите кнопку списка Show Names from the (Источник адресов) выберите Contacts (Контакты) из появившегося списка.
С выделенным в списке Name (Имя) именем David Ortiz нажмите кнопку Members (Члены).
David Ortiz будет добавлен в список рассылки.
В списке Name (Имя) выберите Kim Akers и нажмите кнопку Members (Члены).
Kim Akers будет добавлен в список рассылки.
Совет. Чтобы добавить несколько имен в список рассылки одновременно, щелкните на имени в списке Name (Имя), затем, удерживая клавишу Ctrl, щелкните на всех именах, которые нужно добавить, и нажмите кнопку Members (Члены).
Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Select Members (Выбор членов). Снова отобразится форма Distribution List (Список рассылки).
Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма списка рассылки закроется, и появится окно Address Book (Адресная книга).
Нажмите кнопку Close (Закрыть). Диалоговое окно Address Book (Адресная книга) закроется.
На панели инструментов нажмите кнопку New Mail Message (Создать сообщение). Появится форма нового пустого сообщения.
Нажмите кнопку То (Кому) слева от строки То (Кому). Появится диалоговое окно Select Names (Выбор имен).
Если необходимо, установите опцию Show Names from the (Источник адресов) на значение Contacts (Контакты)
В списке Name (Имя) щелкните на имени Kim Akers и нажмите кнопку То (Кому). Имя Kim Akers добавится в список получателей в строке То (Кому).
В списке Name (Имя) выберите Marketing и нажмите кнопку Сс (Копия). Имя списка рассылки добавится в список получателей в строке Сс (Копия).
Совет. Можно вводить имена списков рассылки в полях То (Кому) и Сс (Копия) таким же образом, как и обычные адреса электронной почты. В этом случае Outlook проведет сравнение введенного текста с записями в адресной книге и отобразит имя полужирным и подчеркнутым, если вводимое имя представляет собой имя списка рассылки, а не только отдельного адреса.
Нажмите ОК. Диалоговое окно Select Names (Выбор имен) закроется, и имена получателей будут добавлены в поля То (Кому) и Сс (Копия) формы сообщения.
Закройте сообщение, не. отправляя его. Нажмите No (Нет) в появившемся окне предупреждения о сохранении сообщения.
