Сообщения электронной почты отправляются в одном из трех форматов: HTML, Plain Text или Outlook Rich Text Format (RTF). Outlook поддерживает все три формата. Остальные программы электронной почты могут поддерживать не все три формата, а лишь один из них.
HTML является форматом сообщения Outlook по умолчанию. HTML поддерживает форматирование текста, нумерацию, списки, рисунки и фоны в теле сообщения, стили и бланки. Наиболее популярные программы поддерживают сообщения формата HTML.
Формат Rich Text Format поддерживает базовые параметры форматирования, включая форматирование текста, таблицы, числа, фоновые цвета и тени.
Формат Plain Text (Обычный текст) поддерживается всеми программами, работающими с электронной почтой, однако, как видно из названия формата, он не использует ни одного вида форматирования.
В большинстве случаев формат HTML будет отвечать предъявляемым требованиям. При отправке сообщения в формате HTML пользователю с почтовой программой, не поддерживающей формат HTML, сообщение в программе этого получателя будет отображаться в формате Plain Text (Обычный текст). Outlook автоматически преобразует сообщения в формате RTF, отправляемые через интернет, в формат HTML. Если отправляется ответ или выполняется пересылка сообщения, Outlook по умолчанию использует формат исходного сообщения. Тем не менее, можно выбирать формат для любого отправляемого сообщения.
При отправке сообщений в формате HTML можно улучшить внешний вид сообщений, используя бланки и шаблоны. Используя бланк, можно указывать набор шрифтов, таблиц, фоновых цветов, горизонтальных линий, рисунков и других элементов, которые будут использоваться в исходящих сообщениях. Можно выбрать бланк из имеющегося в программе набора, изменить, создать бланк или загрузить новые бланки из интернета. Если в качестве редактора электронных сообщений используется Microsoft Office Word, можно выбрать бланк из набора дополнительных бланков, доступных в Word.
Важно. В упражнениях нашей книги подразумевается, что Word используется как редактор электронных сообщений по умолчанию.
Если это не так, можно установить Word в качестве редактора по умолчанию, выбрав Options (Параметры) в меню Tools (Сервис). Откройте вкладку Mail Format (Сообщение), отметьте опцию Use Microsoft Word to edit e-mail messages (Использовать Microsoft Word как редактор сообщений). Чтобы отключить Word как редактор сообщений электронной почты, отключите данную опцию.
В данном упражнении вы произведете форматирование сообщений в форматах HTML, Rich Text и Plain Text, после чего научитесь создавать сообщения при помощи бланком и тем.
Откройте папку Inbox (Входящие).
На панели инструментов, нажмите кнопку New Mail Message (Создать сообщение). Появится форма пустого сообщения.
Щелкните на теле сообщения и введите Ух ты! Вы уже видели новые розы? По умолчанию текст отформатирован шрифтом Arial размером 10 пикселей (стиль Normal [Обычный]).
Выделите фразу «Ух ты!» и измените размер ее шрифта, нажав кнопку списка в поле Font Size (Размер) и выбрав 16.
Нажмите кнопку списка справа от кнопки Font Color (Цвет шрифта) и щелкните на красном квадратике.
На панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку 1 списка справа от строки Message Format (Формат сообщения) и выберите Plain Text (Обычный текст). Появится окно с сообщением о том, что формат Plain Text (Обычный шрифт) не поддерживает некоторые элементы форматирования в сообщении.
Совет. Чтобы отключить появление этого предупреждения, перед нажатием кнопки Continue (Продолжить) отметьте опцию Don't show this dialog box again (Больше не выводить это окно).
Нажмите кнопку Continue (Продолжить).
К тексту будет применено форматирование шрифтом Courier New (формат Обычный текст) размера 10 пикселей, и кнопка форматирования на панели электронной почты станет недоступна.
Нажмите кнопку списка справа от строки Message Format (Формат сообщения) и выберите Rich Text (Формат RTF). Формат текста не изменится, однако станут доступны кнопки форматирования.
Нажмите кнопку Close (Закрыть) в окне формы сообщения и нажмите No (Нет) в появившемся окне предупреждения о сохранении черновика сообщения.
В области Message Format ( Формат сообщения) нажмите кнопку списка поля Compose in this message format (Создать сообщение в формате), выберите Plain Text (Обычный текст) и нажмите ОК. Диалоговое окно Options (Параметры) закроется. Формат Plain Text (Обычный текст) теперь является форматом создаваемых сообщений по умолчанию.
На панели инструментов нажмите кнопку New Mail Message (Создать сообщение). Появится форма сообщения с выбранным в поле Message Format (Формат сообщения) форматом Plain Text (Обычный текст).
Нажмите кнопку Close (Закрыть). Форма сообщения закроется.
В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры). Появится диалоговое окно Options (Параметры), после чего откройте вкладку Mail Format (Сообщение).
В области Message Format (Формат сообщения) нажмите кнопку списка справа от поля Compose in this message format (Создать сообщение в формате) и выберите HTML.
В области Stationery and Fonts (Шрифты и бланки) нажмите кнопку списка справа от поля Use this stationery by default (Бланк, используемый по умолчанию), выберите Ivy (Плющ) и нажмите ОК. Диалоговое окно Options (Параметры) закроется.
При создании новых сообщений теперь будет использоваться формат HTML и бланк «Плющ».
На панели инструментов нажмите кнопку New Mail Message (Создать сообщение). Появится форма сообщения с фоном «Плющ».
Щелкните на теле сообщения и введите Приезжайте вместе с семьей. По умолчанию текст будет отображаться шрифтом Arial размера 12 пикселей (стиль Normal [Обычный] для этого бланка).
Совет. Можно изменить бланк сообщения. Откройте вкладку Mail Format (Сообщение) в диалоговом окне Options (Параметры), нажмите кнопку Stationery Picker (Выбор бланка). Чтобы редактировать имеющийся бланк, щелкните на нужном вам бланке, нажмите кнопку Edit (Изменить), установите шрифт, фон, форматирование цветом и нажмите ОК.
Чтобы создать новый бланк, нажмите кнопку New (Создать) в диалоговом окне Stationery Picker (Выбор бланка) и следуйте инструкциям мастера.
В меню Format (Формат.) выберите Theme (Тема). Появится диалоговое окно Theme (Тема).
В списке Choose a Theme (Выберите тему) щелкните на теме Compass (Компас). В диалоговом окне Theme (Тема) появится предварительный просмотр темы Compass (Компас).
В списке Choose a Theme (Выберите тему) выберите Papyrus (Папирус) и нажмите ОК. Диалоговое окно Theme (Тема) закроется, и к сообщению будет применена тема Papyrus (Папирус) вместо бланка Ivy (Плющ).
В теле сообщения нажмите клавишу Enter, введите Летний пикник компании «Все для сада», нажмите Enter, введите 24 июня с 11 до 17 часов и нажмите Enter еще раз.
Щелкните на первой строке текста и на панели электронной почты нажмите кнопку Center (По центру). Теперь строка расположена по центру в теле сообщения.
Щелкните на второй строке текста и в меню Format (Формат) выберите Styles and Formatting (Стили и форматирование). В правой части окна сообщения появится панель Styles and Formatting (Стили и форматирование).
Нажмите кнопку Maximize (Развернуть), чтобы отобразить все опции.
В области Pick formatting to apply (Выберите формат) панели Styles and Formatting (Стили и форматирование) выберите Heading 1 (Заголовок 1). Название события теперь отображается с использованием стиля Heading 1 (Заголовок 1).
Щелкните на третьей строке текста и в области Pick formatting to apply (Выберите формат) панели Styles and Formatting (Стили и форматирование) выберите Heading 3 (Заголовок 3). Время и дата теперь оформлены с применением стиля Heading 3 (Заголовок).
В форме сообщения нажмите кнопку Close (Закрыть) и выберите No (Нет) в запросе на сохранение черновика сообщения. Форма сообщения закроется без сохранения черновика.
В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры) и затем откройте вкладку Mail Format (Сообщение).
В области Stationery and Fonts (Шрифты и бланки) щелкните на кнопке списка справа от поля Use this stationery by default (Бланк, используемый по умолчанию), выберите <None> (<Нет>) вверху ниспадающего списка, после чего нажмите ОК.Диалоговое окно Options (Параметры) закроется. Создаваемым сообщениям теперь будет присваиваться формат HTML без применения бланка.
Не забудьте открыть новое окно сообщения, нажать кнопку Restore Down (Восстановить) и затем закрыть окно, чтобы восстановить его исходный размер.
