Можно архивировать сообщения вручную либо автоматически. Когда заархивированные сообщения перемещаются в отдельный файл, сообщения удаляются из их исходных папок. По умолчанию Outlook автоматически архивирует сообщения во всех папках через определенные промежутки времени в месте, установленном операционной системой. Можно изменить общие настройки по умолчанию функции AutoArchive (Автоархивация) и указать различные настройки для отдельных папок. Настройки архивации, установленные для отдельной папки, игнорируют общие настройки для этой папки. Если не указать настройки автоархивации для папки, Outlook будет использовать общие настройки.
В этом упражнении вы сохраните сообщение в виде текстового файла, сохраните сообщение в файле HTML, проведете архивацию сообщений вручную и установите параметры автоматической архивации.
Откройте вкладку Other (Дополнительно) и нажмите кнопку AutoArchive (Автоархивация). Появится диалоговое окно Автоархивация (AutoArchive).
Просмотрите настройки автоархивации по умолчанию; в частности, обратите внимание на интервал времени, через который будет происходить архивация, возраст данных, начиная с которого элементы будут архивироваться, и путь к папке в строке Move old items to (Перемещать старые элементы в папку).
Нажмите кнопку Отмена (Cancel) в каждом из открытых диалоговых окон. Диалоговые окна закроются без сохранения изменений.
Совет. С помощью функции очистки почтового ящика (Mailbox Cleanup) можно выяснить размер почтового ящика, найти и удалить старые элементы, большие по размеру, чем установленный предел, запустить автоархивацию или просмотреть и очистить папку Deleted Items (Удаленные). Чтобы использовать эту возможность, в меню Tools (Сервис) выберите Mailbox Cleanup (Очистка почтового ящика).
В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Folder List (Список папок).
Отобразится область Folder List (Список папок).
В файле данных SBS Organizing щелкните на папке Inbox (Входящие) (не на папке Inbox [Входящие] собственного почтового ящика).
В меню File (Файл) наведите указатель мыши на пункт Folder (Папка) и выберите Properties (Свойства). Появится диалоговое окно Inbox Properties (Свойства папки «Входящие»).
Выберите опцию Archive this folder using these settings (Архивировать папку со следующими настройками).
В поле Clean out items older than (Удалять элементы старше) выберите 1 и Month (дней).
Важно. В реальных условиях, скорее всего, будет указываться более Длительный период архивации, однако в нашем упражнении в папке Inbox (Входящие) будет производиться архивация всех сообщений.
Убедитесь, что выбрана опция Move old items to default archive folder (Перемещать старые элементы в папку по умолчанию), и нажмите ОК. Диалоговое окно Inbox Properties (Свойства папки «Входящие») закроется. Элементы в папке Inbox (Входящие) будут заархивированы согласно новым настройкам. Элементы во всех остальных папках будут заархивированы согласно настройкам по умолчанию.
Убедитесь, что выбрана опция Archive this folder and all subfolders (Архивировать эту папку и все вложенные папки) и щелкните на папке SBS Organizing.
В ниспадающем списке Archive Items older than (Архивировать элементы, созданные до) выберите дату, более позднюю, чем некоторые сообщения в папке Inbox (Входящие), и нажмите ОК. Outlook заархивирует сообщения в учебной папке Inbox (Входящие) согласно указанным настройкам.
В Folder List (Список папок) дважды щелкните на каталоге Archive Folders (Архивные папки), чтобы развернуть его, и щелкните на папке Inbox (Входящие), находящейся в этом катале ге. Отобразится содержимое заархивированной папки Inbo> (Входящие).