Чтобы облегчить поиск сообщений, можно создать категории и присваивать сообщения к ним. С помощью категорий можно объединять ее общения по общим характеристикам. Outlook содержит набор предопределенных категорий, но также можно создавать и свои собственные. Например, присвоить сообщениям о поступлениях и платежах категoрию «Финансовая» или объединить сообщения, связанные с расписанием платежей и платежной документацией, в категорию «Платежная ведомость».
В данном упражнении вы найдете сообщение с помощью функции Find (Найти), создадите категорию, присвоите к ней сообщения и осуществите поиск сообщений при помощи функции Advanced Find (Расширенный поиск).
Откройте файл данных SBSOrganizing из Outlook, после чего откройте учебную папку Inbox (Входящие).
На панели инструментов нажмите кнопку Find (Найти). Над учебной папкой Inbox (Входящие) появится панель Find (Найти).
В поле Look For (Просмотреть) на панели Find (Найти) введите show (известно, что данное слово присутствует в сообщении из папки Inbox [Входящие]). После этого нажмите кнопку Find Now (Найти). Outlook осуществит поиск сообщений и отобразит только те из них, которые содержат указанное слово.
Нажмите клавиши Ctrl + a, чтобы выделить оба найденных сообщения.
Щелкните правой кнопкой мыши на выделенных сообщениях и в появившемся меню выберите Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).
Совет. Сообщения в папке Inbox (Входящие) учебного файла распределены по категориям, чтобы их можно было быстро удалить с компьютера по окончании работы с данной книгой.
В поле Item(s) belong to these categories (Элемент принадлежит следующим категориям) после Practice Files (Учебные файлы) введите ;Домашняя демонстрация, чтобы добавить новую категорию, после чего нажмите кнопку Add to List (Добавить). Категория будет добавлена в список и автоматически выбрана для рассматриваемых сообщений.
В диалоговом окне Categories (Категории) нажмите ОК.
Чтобы отобразить все сообщения заново, нажмите кнопку Clear (Очистить).
Будут отображены все сообщения.
В папке Inbox (Входящие) щелкните один раз на сообщении Today's schedule от Ben Smith, чтобы выделить его.
В меню Edit (Правка) выберите Categories (Категории).
В списке Available Categories (Имеющиеся категории) отметьте опцию Домашняя демонстрация, после чего нажмите ОК. Сообщение будет присвоено категории.
На панели Find (Найти) нажмите кнопку Options (Параметры), после чего в ниспадающем списке Options (Параметры) выберите Advanced Find (Расширенный поиск). Появится диалоговое окно Advanced Find (Расширенный поиск).
В окне Advanced Find (Расширенный поиск) откройте вкладку More Choices (Другие условия), после чего нажмите кнопку Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).
В списке Available categories (Имеющиеся категории) отметьте опцию Домашняя демонстрация и нажмите ОК. Диалоговое окно Categories (Категорий закроется и снова отобразится окно Advanced Find (Расширенный поиск). Рассматриваемая категория появится в поле Categories (Категории).
Нажмите кнопку-Find Now (Найти). Outlook осуществит поиск сообщений и отобразит соответствующие элементы в списке внизу окна Advanced Find (Расширенный поиск).
Закройте окно Advanced Find (Расширенный поиск) и панель Find (Найти).
