Создание и организация списка контактов

В этой главе вы узнаете, как:

создавать и обновлять контактную информацию;

осуществлять организацию контактной информации;

отслеживать взаимодействия с контактами;

отправлять и получать контактную информацию по электронной почте;

распечатывать контактную информацию.

Для того чтобы всегда быть в курсе событий и иметь возможность в любой момент связаться с нужными людьми, необходимо правильно осуществлять управление контактной информацией. Для повышения эффективности взаимодействия с людьми необходимо иметь возможность быстрого доступа к самой последней и точной контактной информации, включая номера телефонов, адреса и адреса электронной почты. Microsoft Office Outlook 2003 обеспечивает простоту построения и управления списком контактов. Существует множество возможностей по просмотру, сортировке и выводу контактной информации на печать, а также по отслеживанию взаимодействий с отдельным контактом и открытию доступа к контактной информации другим пользователям через электронную почту либо использованию контактной информации в других программах. В Outlook можно сохранять адреса и другую контактную информацию в адресной книге.

Адресная книга Global Address List (Глобальный список адресов) доступна в том случае, если имеется подключение к локальной сети с сервером Microsoft Exchange. Она содержит все адреса электронной почты и списки рассылки рассматриваемой организации. Управление глобальным списком адресов осуществляется администратором. Глобальный список адресов можно просматривать, однако изменять его нельзя.

Список контактов создается автоматически при настройке профиля Outlook. Он содержит информацию о пользователях, добавленных в папку Contacts (Контакты).

Адресная книга Personal Address Book (Личная адресная книга) также может являться частью профиля. Личную адресную книгу можно создать для хранения личных контактов и списков рассылки, не имеющих отношение к работе. Адреса электронной почты и списки рассылки этой адресной книги хранятся в файле с расширением .pab.

Совет. Если личная адресная книга является частью профиля Outlook, то к ней можно осуществлять доступ из диалогового окна Address Book (Адресная книга) посредством выбора пункта Personal Address Book (Личная адресная книга) в ниспадающем списке Show names from the (Источник адресов).

Важно. Перед выполнением упражнений убедитесь, что на вашем компьютере установлены учебные файлы с диска, прилагаемого к этой книге. Указания по установке приведены в разделе «Установка учебных файлов» в начале книги.

Содержание раздела

Главная сайта