По мере роста объемов хранимой контактной информации управление и организация контактов может несколько усложниться с помощью Outlook можно удалять ненужную контактную информацию и восстанавливать случайно удаленную; можно несколькими способами просматривать и сортировать контактную информацию, что помогает быстрее найти необходимые данные.
Представление Address Card (Адресные карточки) показывает информацию так, как она отображалась бы на визитной карточке. Записи контактов располагаются в алфавитном порядке по имени или фамилии, в зависимости от того, какой параметр выбран в меню File as (Отображать как).
Представление Detailed Address Card (Подробные адресные карточки) отображает контактную информацию в аналогичном формате, а также указывает детали о контакте, включая профессию и название компании. Записи контактов отображаются в алфавитном порядке по имени или фамилии.
Представление Phone List (Список телефонов) представляет собой перечень столбцов с отображением ключевой контактной информации, такой как имя, название компании и контактные телефоны.
Другие представления со столбцами отображают контакты по категориям, организациям, расположению и отметке «К исполнению». Эти представления можно сортировать по любому столбцу и настраивать каждое представление на отображение определенной информации (столбцов), являющейся наиболее полезной.
Еще одним способом организации и поиска контактов является их присвоение к категориям. Например, можно присвоить записи потенциальных клиентов категории Hot Contacts (Горячие контакты). В дальнейшем, когда нужно будет звонить клиентам и рекламировать продукцию или услуги компании, можно будет воспользоваться данной категорией Для выбора только нужных контактов.
В данном упражнении будет показано, как удалять и восстанавливать записи контактов, просматривать и сортировать записи контактов, а также организовывать записи контактов при помощи категорий.
Важно. Данное упражнение можно выполнить либо в собственной папке Contacts (Контакты), либо в учебной папке Contacts (Контакты).
При использовании собственных контактов их следует заменить именами, приводимыми в данном упражнении.
Откройте папку Contacts (Контакты) в файле данных SBS Contacts.
Щелкните на записи контакта Kim Akers.
На панели инструментов нажмите кнопку Delete (Удалить). Запись будет удалена из папки Contacts (Контакты) и перемещена в папку Deleted Items (Удаленные).
Совет. Запись контакта можно также удалить посредством нажатия клавиши. Просто щелкните на записи и нажмите клавишу Del .
В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Folder List (Список папок).
Щелкните на папке Deleted Items (Удаленные).
В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), росле чего выберите Subject (Тема). Отобразится содержимое папки Deleted Items (Удаленные) со строкой темы Kim Akers.
В папке Deleted Items (Удаленные) щелкните на записи контакта Kim Akers и перетащите ее на значок Contacts (Контакты) внизу области Navigation Pane (Область переходов). Удаленный контакт будет восстановлен в папке Contacts (Контакты).
Совет. Удаленные элементы можно восстановить при помощи команды Undo (Отменить). Сразу после удаления элемента в меню Edit (Правка) выберите Undo Delete (Отменить удаление) или нажмите клавиши Ctrl + z на клавиатуре.
В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Contacts (Контакты). Отобразится содержимое папки Contacts (Контакты), включая восстановленную запись Kim Akers.
Совет. Можно создать новое сообщение для контакта, щелкнув правой кнопкой мыши на записи контакта и выбрав New Message to Contact (Создать сообщение для контакта).
В меню View (Вид) наведите указатель мыши Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите Detailed Address Cards (Подробные адресные карточки). Отобразится дополнительная информация для каждого контакта.
В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите Phone List (Список телефонов).
Контакты отобразятся в ряде столбцов и строк и будут отсортированы в порядке возрастания по столбцу File As (Отображать как).
Совет. В списке Phone (Телефон) и в других представлениях типа «список» можно быстро добавить новый контакт при помощи стрелки вверху списка. Нужно просто ввести информацию в каждую ячейку, нажать клавишу Tab для перехода к следующему столбцу и нажать клавишу Enter по окончании ввода.
Щелкните на заголовке столбца Full Name (Полное имя). Записи контактов приведены в порядке возрастания по столбцу Full Name (Полное имя), что обозначено стрелкой справа от заголовка столбца.
Щелкните еще раз на заголовке столбца Full Name (Полное имя). Записи контактов будут отсортированы в порядке убывания в столбце Full Name (Полное имя). Стрелка сортировки будет указывать вниз.
В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), наведите указатель на пункт Current View (Текущее представление) и выберите By Company (По организациям). Записи контактов отобразятся в списке, сгруппированном по организации, и будут отсортированы по столбцу File As (Отображать как).
Если группы организация свернуты, щелкните на значке « + » слева от названия компании, чтобы отобразить отдельные контакты компании.
Дважды щелкните на записи контакта Karen Berg. Появится форма контакта Karen Berg.
Совет. В форме Contact (Контакт) можно осуществлять доступ к веб-сайту контакта. Просто щелкните на ссылке в поле Web page address (Адрес веб-страницы). Также можно получить карту адреса контакта - на панели инструментов нажмите кнопку Display Map of Address (Отобразить карту адреса).
В области Available categories (Имеющиеся категории) отметьте опцию Business (Деловая).
Нажмите ОК. Диалоговое окно Categories (Категории).
На панели инструментов формы контакта Karen Berg нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма контакта закроется, и отобразится содержимое папки Contacts (Контакты), включая обновленную запись для Karen Berg.
Дважды щелкните на записи контакта Kim Akers. Отобразится запись контакта Kim Akers.
В области Available categories (Имеющиеся категории) отметьте опцию Business (Деловая), затем отметьте опцию Hot Contacts (Горячие контакты).
Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Categories (Категории).
На панели инструментов формы контакта Kim Akers нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма контакта закроется, и отобразится содержимое папки Contacts (Контакты), включая обновленную запись Kim Akers.
В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить), укажите на пункт Current View (Текущее представление) и выберите By Category (По категориям). Записи контактов отобразятся в списке, сгруппированном по категории и отсортированном по столбцу File As (Отображать как).
Если категория Business (Деловая) не отображена, щелкните на значке «+» слева от нее. Отобразятся записи контактов в категории Business (Деловая).
Если категория Hot Contacts (Горячие контакты) не отображена, щелкните на значке «+» слева от нее. Отобразятся записи в категории Hot Contacts (Горячие контакты). Обратите внимание на то, что запись Kim Akers присутствует в обеих категориях.
В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на пункт Current View (Текущее представление) и выберите Address Cards (Адресные карточки). Записи контактов отобразятся в виде адресных карточек.
Совет. Можно изменить имеющееся представление контактов или создать свое собственное. Для этого в меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Current View (Текущее представление) и выберите Customize Current View (Изменить текущее представление) или Define Views (Определить представления).
