Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

Организация и управление заметками


В данном упражнении будет показано, как изменять параметры представления, сортировать заметки, присваивать заметкам цвета, пересылать заметку и связывать заметку с контактом.

Откройте папку Notes (Заметки).

  • На панели инструментов нажмите кнопку List (Список). Заметки отобразятся в виде элементов списка.
  • В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Notes List (Список заметок).

    Заметки отобразятся в виде списка. Будет видно содержимое каждой заметки. Элементы будут отсортированы по столбцу Created (Создано) с стланным в последнюю очередь элементом вверху списка. \

  • Щелкните на заголовке столбца Subject (Тема). Заметки будут отсортированы в алфавитном порядке.
  • Щелкните правой кнопкой мыши на заметке Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley), выберите Color (Цвет) в появившемся меню и затем выберите Green (Зеленый). Заметка Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley) сменит свой цвет.
  • Дважды щелкните на заметке Meeting Agenda (Повестка дня собрания). Появится форма заметки.
  • В левом верхнем углу щелкните на значке Note (Заметка), после чего в ниспадающем списке выберите Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).
  • Щелкните на поле Item(s) belong to these categories (Элемент принадлежит следующей категории), введите То Do, после чего нажмите кнопку Add to List (Добавить). Категория будет добавлена в список Available Categories (Имеющиеся категории).
  • В списке Available Categories (Имеющиеся категории) прокрутите элементы вниз, чтобы отобразить новую категорию. Опция То Do будет отмечена.


  • Нажмите ОК. Диалоговое окно Categories (Категории) закроется. Категория То Do будет присвоена заметке Meeting Agenda (Повестка дня собрания), хотя внешний вид заметки в данном представлении не изменится.
  • Закройте заметку, нажав кнопку Close (Закрыть).
  • Дважды щелкните на заметке Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley).
    Отобразится форма Note (Заметка).


  • В левом верхнем углу щелкните на значке Note (Заметка), после чего в ниспадающем списке выберите Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории).


  • В списке Available categories (Имеющиеся категории) отметьте опцию Business (Дела) и нажмите ОК. Диалоговое окно Categories (Категории) закроется. Категория Business (Дела) будет присвоена заметке Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley), но внешний вид заметки в данном представлении останется неизменным.


  • Закройте заметку, нажав в ней кнопку Close (Закрыть). Теперь категории отображается.




  • В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите By Color (По цвету). Заметки будут сгруппированы по цвету.


  • В меню View (Вид), наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите By Category (По категориям). Заметки будут сгруппированы по категориям.


  • Если категория То Do не отображена, щелкните на значке « + » рядом с ней. В категории То Do находится заметка Meeting Agenda (Повестка дня собрания).


  • В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Notes List (Список заметок). Заметки отобразятся в виде списка с отображением содержимого заметок.




  • Дважды щелкните на заметке Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley). Отобразится форма Note (Заметка).


  • В левом верхнем углу щелкните на значке Note (Заметка), после чего в ниспадающем списке выберите команду Forward (Переслать). Появится форма нового сообщения с приложенной заметкой Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley).


  • В поле То (Кому) введите kim@gardenco.msn.com.




  • Совет. В качестве редактора электронных сообщений по умолчанию в упражнениях данной книги используется Microsoft Word. Если Word не является редактором сообщений по умолчанию, изображение на экране будет отличаться от того, которое показано на данном рисунке.



  • Щелкните в теле сообщения справа от значка Note (Заметка), введите текст К Вашему сведению и нажмите кнопку Send (Отправить). Сообщение отправлено.


  • Важно. Адреса электронной почты, используемые в данных упражнениях, не являются действительными, поэтому все сообщения, отправленные по этим адресам, будут возвращаться с пометкой о невозможности доставки. Вернувшиеся в почтовый ящик сообщения можно удалить в любой момент.

  • В левом верхнем углу заметки Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley) щелкните на значке Note (Заметка), после чего в ниспадающем списке выберите Contacts (Контакты).


  • Нажмите кнопку Contacts (Контакты). Появится диалоговое окно Select Contacts (Выбор контактов).




  • В списке Items (Элементы) щелкните на записи контакта Akers, Kim и нажмите ОК. Если папка Contacts (Контакты) не содержит запись для Kim Akers, щелкните на любом другом контакте, после чего нажмите ОК. Диалоговое окно Select Contacts (Выбор контактов) закроется. Имя контакта отобразится в диалоговом окне Contacts for Note (Контакты для заметок).


  • Нажмите кнопку Close (Закрыть). Диалоговое окно Contacts for Note (Контакты для заметок).


  • В форме Note (Заметка) нажмите кнопку Close (Закрыть). Обновленная заметка будет сохранена.


  • В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите кнопку Contacts (Контакты). Отобразится содержимое папки Contacts (Контакты).


  • Дважды щелкните на контакте Kim Akers или на каком-либо другом контакте, с которым была связана заметка Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley). Отобразится форма Contacts (Контакты).


  • Откройте вкладку Activities (Действия). Заметка Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley) отобразится в списке Activities (Действия).




  • Щелкните на заметке Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley) и нажмите клавишу Del .Список Activities (Действия) обозначит, что заметка теперь находится в папке Deleted Items (Удаленные). После очистки папки Deleted Items (Удаленные) заметка исчезнет из списка Activities (Действия) данного контакта.


  • Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма Contact (Контакт) закроется.


  • В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите папки Notes (Заметки). Отобразится содержимое папки Notes(3аметки). Заметки Phone Call from Shirley (Телефонный звонок: Shirley) в данной папке больше нет.


  • Закройте все открытые заметки, встречи и сообщения. Затек области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Inbox (Входящие) и в меню File (Файл) выберите Exit (Bыход), чтобы выйти из Outlook.


  • Закройте файл данных SBSTracking. Если работа со следующей главой будет продолжена не сейчас, выйдите из Outlook.


    Содержание раздела