Задачи можно легко распределить при помощи папок, категорий и представлений посредством использования панели Ways to Organize Tasks (Настройка папки Задачи). Находясь в папке Tasks (Задачи), войдите в меню Tools (Сервис) и выберите Organize (Организовать), чтобы отобразить эту панель.
Для распределения задач по папкам выберите опцию Using Folders (По папкам), выберите задачу (задачи) и папку и нажмите кнопку Move (Переместить).
Чтобы присвоить задачам категории, щелкните на ссылке Using Categories (По категориям), выберите задачу (задачи) и категорию и нажмите кнопку Add (Добавить).
Чтобы изменить представление задач, выберите опцию Using Views (По представлению) и выберите нужное представление.
В данном упражнении будет проведено изменение представления задач, сортировка задач, присвоение категорий задаче, отображение задач по категориям, а также отображение задач в области TaskPad (Область задач).
Откройте файл данных SBSTracking.
Отобразив папку Tasfe (Задачи), в меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Detailed List (Подробный список). Отобразятся детали задач, включая состояние, процент выполнения и категории.
В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите Active Tasks (Активные задачи). Отобразятся только незавершенные задачи.
Щелкните на заголовке столбца Subject (Тема). Задачи будут отсортированы в порядке возрастания по столбцу Subject (Тема).
Совет. Для управления большим списком задач можно распределить задачи по папкам. Чтобы переместить задачу в папку, просто перетащите ее из списка Tasks (Задачи) в папку Task Items (Задачи) в списке Folder List (Список папок). (Если перетащить задачу в папку элементов Mail (Почта), Calendar (Календарь), Contacts (Контакты) или Notes (Заметки), откроется форма соответствующего элемента с указанной темой задачи.)
В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите Simple List (Простой список). Содержимое папки Tasks (Задачи) отобразится в представлении по умолчанию.
Дважды щелкните на задаче Process supplier invoices (Обработка запросов поставщика). Откроется форма задачи. Если дата в поле Due date (Срок) является прошедшей, измените ее таким образом, чтобы она соответствовала дню, расположенному на две недели вперед текущей даты.
Отметьте опцию Miscellaneous (Другие) в списке Available Categories (Имеющиеся категории).
Нажмите ОК. Диалоговое окно Available Categories (Имеющиеся категории) закроется. Категория Miscellaneous (Другие) будет добавлена в форму Task (Задача).
Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Обновленная задача сохранится в папке Tasks (Задачи).
Дважды щелкните на задаче Submit timesheet (Утверждение расписания). Появится форма Task (Задача).
Щелкните на Поле Itetnis) belong to these categories (Элемент принадлежит следующим категориям), введите Платежная ведомость и нажмите тйюпку Add to List (Добавить). Категория «Платежная ведомость» будет добавлена в список Available Categories (Имеющиеся категории).
Прокрутите список Available Categories (Имеющиеся категории) вниз, чтобы отобразить категорию «Платежная ведомость». Опция рядом с категорией «Платежная ведомость» будет отмечена.
В диалоговом окне Categories (Категории) нажмите ОК. Диалоговое окно Categories (Категории) закроется. Категория «Платежная ведомость» добавится в форму Task (Задача).
На панели инструментов формы задачи нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Обновленная задача сохранится в папке Tasks (Задачи).
В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите By Category (По категориям).
Задачи отобразятся в сгруппированном по категориям виде (см. рис. вверху следующей страницы).
Если категория «Платежная ведомость» скрыта, щелкните на значке « + » слева от категории. Отобразится задача в категории «Платежная ведомость» (задача «Утверждение расписания»).
В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), после чего выберите Simple List (Простой список). Содержимое папки Tasks (Задачи) отобразится в представлении по умолчанию.
В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите кнопку Calendar (Календарь). Отобразится календарь, и в правом нижнем углу окна Outlook появится область TaskPad (Область задач).
Если в правом нижнем углу экрана не отобразилась область задач, в меню View (Вид) выберите TaskPad (Область задач).
В области задач щелкните на поле Click here to add a new task (Щелчок добавит элемент [Задача]), введите Назначение встречи с врачом, после чего нажмите клавишу Enter. В список Tasks (Задачи) в области задач будет добавлена новая задача.
Дважды щелкните на задаче Shedule doctor's appointment (Назначение встречи с врачом). Появится форма задачи.
Отметьте опцию Reminder (Оповещение). Затем щелкните на кнопке списка справа от поля Reminder (Оповещение) и выберите дату следующего дня.
Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма задачи закроется, и обновленная задача будет сохранена. Вновь отобразится календарь и область TaskPad (Область задач).
